Digitale Eltern- und Kindverwaltung

GTSPro richtet sich an Städte, Kreise, Kommunen, Verwaltungsorganisationen und Kooperationspartner, die Ganztagsschulen, Horte oder Kitas betreiben und die Betreuung der Kinder abrechnen. Verwalten Sie Eltern und deren Kinder zentral in einem System, von der Online-Anmeldung über die Einschulung bis zum Verlassen der Schule.

Neue Familien registrieren sich mit einem persönlichen Registrierungscode, den GTSPro samt Anschreiben als PDF erzeugt. Assistenten begleiten Sie durch wiederkehrende Aufgaben wie den Schuljahreswechsel.

Leistungskatalog und Ermäßigungen

Erstellen Sie Ihren individuellen Katalog aus Betreuungsleistungen, Ferienbetreuung, Zusatzkursen und Verpflegung, die Eltern im Elternportal zur Wahl stehen. Preisanpassungen hinterlegen Sie im Voraus, und beim Wechsel der Klassenstufe greift automatisch die passende Folgeleistung.

Ermäßigungen vergeben Sie individuell, einkommensabhängig oder als Geschwisterermäßigung, die Sie je Einrichtung einstellen. Ermäßigungen sind auch für Kurse möglich und lassen sich als Vorlagen über mehrere Schuljahre nutzen.

Elternportal, Verträge und Dokumente

Im Elternportal, das auch für das Smartphone optimiert ist, bestellen Eltern Betreuung, stellen Änderungsanträge oder kündigen. Betreuungsverträge und Dokumente wie AGB bestätigen sie per Klick, und GTSPro speichert alles revisionssicher.

Eltern finden dort Kostenbescheide, Kurszusagen, SEPA-Mandatsdokumente, die Aufstellung der Betreuungskosten für das Finanzamt und Hinweise auf auslaufende Ermäßigungen. Umgekehrt laden sie Unterlagen wie Ermäßigungsanträge, Einkommensnachweise oder das unterschriebene SEPA-Mandat hoch. Welche Dokumentarten erlaubt sind, legen Sie fest.

Über eine Kachel gelangen Eltern ohne erneute Anmeldung direkt zur Kurswahl, zu Krankmeldungen, Sondergehzeiten und zum Stundenplan an der Schule ihres Kindes.

Ferienbetreuung

Eltern buchen die Ferienbetreuung bequem über einen Kalender, wochen- oder tageweise. Die Ferienwochen übernimmt GTSPro automatisch aus dem amtlichen Ferienkalender, und Platzkontingente je Standort verhindern Überbuchungen.

Ferienbetreuung lässt sich auch über Gutscheine anbieten, die Eltern im Portal erwerben. Im Ferienverbund betreuen mehrere Einrichtungen ihre Ferienkinder gemeinsam an einem Standort.

Abrechnung der Betreuungskosten leicht gemacht

Die Abrechnung der Betreuungskosten und Ferienbetreuungen erfolgt vollständig über GTSPro. Die Buchungssätze übergeben Sie, kontiert nach Erlöskonto und Kostenstelle, an Ihre Finanzbuchhaltung:

• DATEV (CSV, Buchungsstapel und „Bank an Debitor“)
• Infoma, CIP und SIMBA
• SEPA-Lastschriften und -Überweisungen per XML direkt ins Online-Banking

Eine Abrechnungssimulation je Kind, der Vergleich mit den Vormonaten und Hinweise auf nötige Korrekturabrechnungen sorgen für Sicherheit. Das Rechnungsausgangsjournal und Monatsberichte für die Kostenträger halten Sie stets auf dem Laufenden. Bei Zahlungsrückständen informiert GTSPro die Eltern per E-Mail und im Portal und kann neue Bestellungen sperren.

Lösungen für Ihr Bundesland

Abrechnungsregeln und Formulare unterscheiden sich von Land zu Land, und mit dem Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung kommen neue hinzu. GTSPro bringt dafür Lösungen mit:

• Hamburg: Import der Buchungsmitteilungen der Stadt mit Gutscheinen für Betreuung und Ferien (mehr dazu)
• Schleswig-Holstein: Abrechnung des Rechtsanspruchs in der OGS und der Horte nach KiTaG, kostenfreie Ferienwochen
• Bayern: Amtliche Formblätter für die offene Ganztagsschule, automatisch mit Ihren Daten ausgefüllt

Bildung und Teilhabe (BuT)

GTSPro unterstützt die Bildungskarte für Bildung und Teilhabe (BuT): Am Kind erfassen Sie BuT-Nummer und Bewilligungszeitraum, und BuT wird als Kostenträger abgerechnet. Für die Abrechnungsdienstleister Sodexo und Sychron erzeugt GTSPro passende Exportdateien und zeigt an, welche Positionen verbucht sind und wo Korrekturen nötig sind.

Die App GTS Eltern

Mit der App „GTS Eltern“ für iOS und Android haben Eltern alles rund um Ganztag und Betreuung in der Tasche: Nachrichten vom Träger und von der Schule als Push-Mitteilung, Dokumente und Kostenbescheide, Krankmeldungen und Sondergehzeiten. Administratoren erreichen einzelne Eltern oder ganze Gruppen sofort, zum Beispiel wenn ein Kurs oder die Frühbetreuung ausfällt.

GTS und GTSPro: voll integriert

GTS und GTSPro sind voll integriert und fühlen sich an wie ein einziges System. Sie verwalten als Träger in GTSPro Anmeldungen, Betreuungsverträge, Ferienbetreuung und die Abrechnung der Elternbeiträge. Ihre Schulen arbeiten im Alltag mit GTS, und alle arbeiten mit denselben Daten:

• Neu angemeldete Kinder stehen sofort im GTS-System der Schule.
• Änderungen fließen in beide Richtungen: Gebuchte Betreuung und Ferienbetreuung gehen an die Schule. Klassenwechsel, Abholberechtigte und Kurszuteilungen kommen zurück zu Ihnen. Welches System bei der Klassenzuordnung führend ist, legen Sie selbst fest.
• Ein Login für alles: Ihre Verwaltung wechselt ohne erneute Anmeldung von GTSPro ins GTS-System. Eltern gelangen aus dem Elternportal direkt zu Kurswahl, Krankmeldungen, Sondergehzeiten und Stundenplan.
• Die Schule sieht in GTS alle Betreuungsänderungen auf einen Blick.

Der Abgleich läuft automatisch im Hintergrund: nachts, auf Knopfdruck oder sofort.

Auswertungen und Bedienung

Dashboards für Betreuung, Finanzen und die Kurswahlen an den Schulen zeigen Ihnen den aktuellen Stand auf einen Blick. Mit dem Listengenerator erstellen Sie eigene Auswertungen als Excel, CSV oder PDF.

Im Alltag helfen Mehrfachbearbeitung, eigene Felder und Pflichtfelder sowie Assistenten für wiederkehrende Aufgaben. Wissensdatenbank und Support-Anfrage erreichen Sie direkt aus GTSPro heraus.

Datenschutz und Sicherheit

Jeder Träger erhält eine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Rollen regeln den Zugriff, so sieht die Ganztagsleitung zum Beispiel nur ihre eigenen Einrichtungen. Passwortrichtlinien, eine Sperre nach Fehlversuchen und die Bestätigung per Kennwort bei Änderungen von Bankverbindung oder E-Mail-Adresse schützen die Konten der Eltern. Auf Wunsch dokumentiert ein Audit-Log die Änderungen.

Das Hosting übernehmen wir für Sie in einem deutschen Rechenzentrum. Grundlage unserer Zusammenarbeit ist ein Servicevertrag mit Anhang zur Datenschutzgrundverordnung.