Modern und einfach zu bedienen

Der Aufbau der GTS-Verwaltungssoftware ist übersichtlich gestaltet. Gleichartige Elemente finden sich immer an denselben Stellen wieder. Dadurch lässt sich das System schon nach einer kurzen Einarbeitung schnell und sicher bedienen. Und wenn Sie doch einmal Hilfe brauchen, finden Sie sie direkt im Programm:

• Assistenten führen Sie Schritt für Schritt durch wiederkehrende Aufgaben, z. B. das Anlegen der Ferienbetreuung.
• Handbuch und Wissensdatenbank sind direkt im Programm aufrufbar.
• Ein Systemcheck weist Sie auf fehlende oder unstimmige Einstellungen hin.
• Support-Anfragen stellen Sie direkt aus GTS heraus.

Für alle Schulformen

Die Verwaltung eines Ganztagsschulbetriebes beansprucht mitunter viel Zeit und bindet Kolleginnen und Kollegen an immer wieder auftretende Routinearbeiten. Um diese Aufwände zu minimieren und dabei noch Papier zu sparen, entstand in Zusammenarbeit mit vielen Schulen die GTS-Verwaltungssoftware, durch deren Einsatz die verantwortlichen Lehrkräfte wieder Zeit für das Wesentliche haben. Neben den Ganztagsschulen bieten auch viele Halbtagsschulen ihren Schülern ein großes AG-Angebot an. Auch solchen Schulen bietet die GTS-Verwaltungssoftware die Möglichkeit, die Verwaltungsaufwände zu minimieren.

Wir entwickeln GTS laufend gemeinsam mit unseren Kunden aus ganz Deutschland weiter – allein seit 2024 sind rund 20 neue Versionen erschienen. So entsteht ein System von Schulen für Schulen.

Faire Online-Kurswahl

Die Wahl der Kurse und AGs erfolgt online – von zu Hause aus oder im Computerraum der Schule. Jedes Kind sieht nur die Angebote, die an seinen Wahltagen in Frage kommen. Überschneidungen zwischen AGs oder mit dem regulären Unterricht sind ausgeschlossen.

• Direktwahl oder Wunschwahl mit bis zu vier Prioritäten.
• Faire Zuteilung: Bei der Wunschwahl hat niemand einen Vorteil, nur weil er schneller gewählt hat. Innerhalb einer Prioritätsstufe entscheidet das Los, auf Wunsch unter Beachtung einer Mindestbesetzung.
• Die Zuteilung veröffentlichen Sie erst, wenn Sie damit zufrieden sind.
• Administrativ vorab eingewählte Kurse sieht das Kind gleich nach dem Einloggen.
• Anmeldung mit eigenen Zugangsdaten oder per Single Sign-on über den Univention ID-Broker; ein schuleigener LDAP-Server lässt sich auf Anfrage anbinden.

Echtzeit-Wahlstatistiken

Während des Wahlzeitraumes sehen Sie in Echtzeit, wie sich die Schüler auf die unterschiedlichen AGs verteilen. Das Wahl-Dashboard fasst den Stand der Wahl auf einen Blick zusammen, auch eine Gesamtstatistik ist abrufbar.

Kurse und AGs verwalten

Kurse, AGs und Betreuungsgruppen beschreiben Sie mit allen nötigen Eigenschaften. Einmal angelegt, übernehmen Sie sie in neue Wahlzeiträume und passen sie nur noch an. So sparen Sie eine Menge Zeit.

• Gruppen kopieren und in beliebige Phasen übernehmen
• Wöchentlicher oder 14-täglicher Rhythmus, begrenzter Gültigkeitszeitraum und eigene Zeiten je Wochentag
• Kinder per Matrix zuordnen oder zwischen Gruppen verschieben
• Mitarbeiter tragen sich auf Wunsch selbst in Gruppen ein
• Nicht mehr benötigte Gruppen inaktiv setzen statt löschen

Betreuung und Anwesenheit in Echtzeit

Behalten Sie als Schule oder betreuender Kooperationspartner jederzeit den vollen Überblick: wer da ist, wer fehlt und wer früher gehen darf.

• Kinder per QR-Code ein- und auschecken, mit Protokoll, wer ein Kind ein- oder ausgecheckt hat
• Kinder am Touchscreen per Drag & Drop zuordnen
• Bildschirmanzeige „Wo sind die Kinder?“
• Anwesenheiten in den AGs und in der Hausaufgabenbetreuung digital erfassen
• Tagesübersicht mit Krankmeldungen, Sondergehzeiten, Gesundheitsdaten, Essensunverträglichkeiten und Geburtstagen, inklusive abwesender Mitarbeiter
• Laufkarte für jedes Kind und Unfallbericht für die Unfallkasse
• Essens- und Unverträglichkeitslisten für den Caterer

Elternportal

Im Elternportal erledigen Eltern vieles selbst und entlasten damit Sekretariat und Betreuung:

• Kinder krankmelden, auch für mehrere Tage. Die Schule wird per E-Mail informiert.
• Sondergehzeiten einmalig oder regelmäßig beantragen, z. B. für Verein oder Musikschule. Die Schule genehmigt sie.
• Stammdaten und Abholberechtigte selbst pflegen. Sicherheitsrelevante Änderungen erfordern das Passwort.
• Den Stundenplan mit allen Kursen und AGs einsehen, auch auf dem Smartphone.

Die App GTS Eltern

Mit der App „GTS Eltern“ für iOS und Android haben Eltern alles rund um den Ganztag in der Tasche: Nachrichten der Schule als Push-Mitteilung, Krankmeldungen, Sondergehzeiten und die Daten ihrer Kinder. Die Schule erreicht einzelne Eltern, eine Gruppe, eine Klasse oder alle Ganztagskinder sofort, zum Beispiel wenn eine AG ausfällt, und Mitarbeiter schreiben direkt an die Eltern ihrer Gruppen. Eingerichtet ist die App in Sekunden per QR-Code aus dem Elternportal.

Online-Ganztagsanmeldung

Die Anmeldung der Kinder an der Ganztagsschule durch die Eltern erfolgt, wenn Sie dies wünschen, direkt mit dem GTS-System. Das Anmeldeformular stellen Sie selbst zusammen: Für jedes Feld legen Sie fest, ob es angezeigt wird und ob es ein Pflichtfeld ist. Auch die gewünschten Betreuungszeiten lassen sich abfragen. Schule und Eltern erhalten eine Bestätigung per E-Mail, auf Wunsch mit Anhängen wie einem SEPA-Lastschriftmandat zum Ausfüllen.

Verlässliche Betreuungszeiten

Die GTS-Verwaltungssoftware erlaubt Ihnen, vordefinierte, verlässliche Betreuungszeiten den Schülern zur Wahl zu stellen. So wissen Sie beim Ausfall einer AG oder des regulären Unterrichts immer, welche Schüler eine Betreuung benötigen.

Mitarbeiterportal

Die GTS-Verwaltungssoftware erfasst alle Mitarbeiter mit fein abgestuften Rechten. Wer darf, erfasst seine Arbeitszeiten online. Daraus erstellt das System vorausgefüllte Abrechnungsformulare zur Vorlage beim Kostenträger.

Über den internen Messenger stimmen sich die Mitarbeiter untereinander ab. Die Eltern ihrer Gruppen erreichen sie direkt per E-Mail oder per Nachricht in der App.

Über 50 fertige Listen

Die GTS-Verwaltungssoftware bietet Ihnen über 50 fertige Listen zum Ausdrucken und Exportieren: AG-Teilnehmerlisten, Übersichten der AGs je Klasse, Raumbelegungspläne, AG-Kostenprognosen und viele mehr. Mit dem Listengenerator stellen Sie sich darüber hinaus eigene Listen zusammen.

Ihre Wunschliste ist trotzdem nicht dabei? Kein Problem. Wir stellen Ihnen die Liste innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung.

Volle Kostenkontrolle

Die GTS-Verwaltungssoftware erfasst Ein- und Ausgaben im Prinzip nebenher, mit Konten, Kostenstellen und Finanzstatistik. Die Kostenprognose je Gruppe zeigt frühzeitig, ob sich ein Angebot trägt. Schulen, die an GTSPro angebunden sind, rechnen die Elternbeiträge dort ab.

Universell einsetzbar

Die GTS-Verwaltungssoftware können Sie überall dort einsetzen, wo Schüler oder Eltern etwas wählen müssen: Projekttage, Kurse, Ferienbetreuung oder Angebote, die nur einmal pro Schullaufbahn gewählt werden dürfen. Gruppen können dabei auch nur an einzelnen Terminen stattfinden.

Datenimport und Anmeldung

Schülerdaten übernehmen Sie per CSV- oder Excel-Datei aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm, z. B. SVP oder Untis. Sie entscheiden dabei, welche Daten Sie übernehmen möchten. Im Allgemeinen reichen Name, Klasse, Ganztagsstatus und die Tage, an denen ein Kind AGs wählen darf. Auf dieselbe Weise importieren Sie Abholberechtigte und den Stundenplan.

Schüler und Lehrkräfte melden sich auf Wunsch per Single Sign-on über den Univention ID-Broker an.

Datenschutz und Sicherheit

Jede Schule erhält eine eigene Datenbank. Passwortrichtlinien, eine Sperre nach mehreren Fehlversuchen und ein Änderungsprotokoll für Schülerdaten schützen vor unbefugtem Zugriff. Im Support arbeiten wir mit anonymisierten Daten.

Das Hosting übernehmen wir für Sie in einem deutschen Rechenzentrum. Grundlage unserer Zusammenarbeit ist ein Servicevertrag mit Anhang zur Datenschutzgrundverordnung.

GTS und GTSPro: voll integriert

GTS und GTSPro sind voll integriert und fühlen sich an wie ein einziges System. Der Träger verwaltet in GTSPro Anmeldungen, Betreuungsverträge, Ferienbetreuung und die Abrechnung der Elternbeiträge. Die Schulen arbeiten im Alltag mit GTS, und alle arbeiten mit denselben Daten:

• Neu angemeldete Kinder stehen sofort im GTS-System der Schule.
• Änderungen fließen in beide Richtungen: Gebuchte Betreuung und Ferienbetreuung gehen an die Schule. Klassenwechsel, Abholberechtigte und Kurszuteilungen gehen zurück an den Träger.
• Ein Login für alles: Die Verwaltung wechselt ohne erneute Anmeldung von GTSPro ins GTS-System. Eltern gelangen aus dem Elternportal direkt zu Kurswahl, Krankmeldungen, Sondergehzeiten und Stundenplan.
• Die Schule sieht in GTS alle Betreuungsänderungen des Trägers auf einen Blick.

Der Abgleich läuft automatisch im Hintergrund: nachts, auf Knopfdruck oder sofort.